התקשרו 03-6101800|sales@impactsoft.co.il

איך להכין טמפלייט לשליחת אימייל לפני פגישה

איך להכין טמפלייט לשליחת אימייל לפני פגישה

By |2019-11-26T11:56:12+00:0026/11/2019|

בוקר טוב! הגיעה השעה לקום בבוקר, לפתוח את המייל ולראות מה השתנה בעולם בשעות השינה האחרונות. אנחנו מכינים את יומן הפגישות שלנו, במטרה לתעד את הפגישות שיש לנו בשבוע הקרוב, בהתאם לזימונים שקיבלנו במייל. 

 

דואר זבל, דואר זבל, דואר זבל, רובנו מוצאים את עצמנו מנווטים בין דואר רגיל לדואר זבל. ועם זאת, השאיפה היא שאת הפגישות שלנו, בין אם הן עסקיות למטרות מכר, שיתוף פעולה או אפילו תרומת מידע – אנחנו נוכל לראות ברגע שבו המסך נטען והמייל מוצג בפנינו.

 

כך פועלים פרסום, מכר ועסק איכותיים – הם דואגים לפנות לכל אדם ואדם שהם בקשר עמם בתצורה יוקרתית ומקצועית.

למען האמת, רוב בעלי העסקים כיום שולחים זימונים אוטומטיים, לכן הזימונים המושקעים, המפורטים והחמים שלנו יבלטו כמו לחמניות חמות ביום שישי. זהו יתרון שיסייע לנו להתעלות על המתחרים באופן משמעותי.

 

באותו האופן, כדאי לנו להשקיע ולייצר מיילים של זימונים מוצלחים, שיעודדו את הלקוחות שלנו ואת השותפים העסקיים שלנו לזכור אותנו בכל עת, להתכונן מראש לפגישה עמנו, להגיע מוכנים ובראש ממוקד.

מה תמיד נכתוב

כאשר קבעתם מפגש עם לקוח או שותף עסקי באשר הוא, חיוני שתפרטו בזימון שלכם את הפרטים הבאים:

 

  • נגדיר נושא ספציפי לפגישה – כאשר אנו שולחים את הזימון, במקום להגדיר זמנים ומיקומים, כדאי לנו לתאר את הנושא המרכזי של הפגישה. לא רק שהדבר יסייע לכולם להתמצא בנושא הפגישה, אלא שיהיה למשתתפים מאוד פשוט להבחין במייל שלנו ובנוסף, למצוא אותו באמצעות חיפוש מהיר

 

  • שמנו המלא וכל דרכי ההתקשרות עמנו – השאיפה היא שלאחר הפגישה, לצד השני יהיה פשוט יותר מכל ליצור עמנו קשר בשנית. זוהי דרך נוספת להבטיח זאת

 

  • ברכת שלום חמה, אך מקצועית – בסופו של יום, כולנו אוהבים יחס אישי, כך גם הצד השני של הפגישה. כשאנחנו מנסחים את המייל, כדאי לנו להתייחס לאדם עמו אנו נפגשים בשמו הפרטי, ולהקפיד על שפה מקצועית, אך אנושית, שמכוונת אליו בתור איש עסקים מכובד כמונו 

 

  • שלבי הפגישה והנושאים שבהם אנו אמורים להתמקד במהלכה – כל כך פשוט ללכת לאיבוד בפגישה עסקית, במיוחד כזו שלא מוגדרת היטב. כדאי לנו להשתדל ולהסדיר את האג’נדה של המפגש טרם יום הפגישה עצמו. בזכות זאת, לא רק שנהיה מקצועיים יותר במהלכה, אלא שנותיר רושם טוב על הצד השני בפגישה

 

  • מיקום, שעה ונוכחים – בדומה לכל זימון, מהותי ששלנו ייכתב את כלל המשתתפים בו, את שעת הפגישה והמיקום הקבוע, מספר ימים טרם הפגישה עצמה. בזכות זאת, כולם יוכלו להיערך בהתאם ולהגיע אל הפגישה בזמן. זאת ועוד, הרישום חוסך שיחות מיותרות בנושא בחירת המקום או תזכור לציין אותו מלכתחילה

 

  • חומרים שיעברו עליהם בפגישה – פעמים רבות, הפגישות שננהל כוללות תכנים, מצגות, סרטונים ואפילו תוכניות עסקיות שלמות, שכדאי שלכל המשתתפים בפגישה תהיה ההזדמנות להציץ בהם, טרם יום הפגישה עצמו. מסיבה זו, כדאי לנו לשייך למייל את התכנים המתאימים ולוודא כי אנו מותירים גישה עבור התכנים לכלל המשתתפים בפגישה מבעוד מועד, בכדי למנוע אי-נעימויות

 

  • בקשות מיוחדות וציפיות – מישהו אמור לדאוג לתוכן ספציפי? ישנן משימות שיש לבצע טרם הפגישה, בכדי שתיערך בשלמותה? אם כך, מהותי שנציין אותן בזימון עצמו, בכדי לקדם עשייה ומוכנות שלהם

 

  • ברכת סיום חמה – התחלנו בצורה חמה, אך מקצועית וכך גם נסיים. בכדי להשאיר לשותפים או ללקוחות טעם טוב בפה, כדאי לנו לאחל לכם יום טוב, להציע עזרה במידה והם זקוקים להדרכה באשר לפגישה. נחתום בשמנו והמייל מצא את סופו

 

ההגעה לפגישה מוכנים, היא חיונית מאין כמוה. לכן נקפיד לשמור על שפה מתומצתת, ברורה וישירה, לאורך כל התהליך. כל עוד נספק ללקוחות או לשותפים העסקיים שלנו את כל המידע כאן, נספק להם ערך רלוונטי, שיסייע להם לזכור אותנו ולעריך אותנו.

מה נכתוב לפעמים

כאשר אנו שולחים את הזימון לפגישה עם לקוח פוטנציאלי, כדאי לנו לכלול מידע אודות החברה שלנו, אודות מה שאנחנו עושים ואודות הבידול שלנו כלומר – מה שמייחד אותנו מיתר הסוחרים ומדוע, כדאי ללקוח לבחור אך ורק בנו.

 

אנו אף יכולים להציע לקשר בין המייל ובין אתר הבית של החברה שלנו, לדוגמא, בכדי לספק ללקוח “חלון הצצה” נוסף אל הדרך שבה אנו עושים עסקים.

 

בנוסף, כדאי לנו להציע את האפשרות שיתקשרו אלינו עם כל שאלה או תהייה, בכדי להשרות על הלקוחות ביטחון, לוודא כי יגיעו לפגישה מוכנים וכי יגיעו אליה בוודאות. 

 

מה לא נכתוב

בדיחות גסות או לא נעימות, פניות אדישות וחסרות מען, הטעיות ותוכן שעשוי להתפרש בצורה דו-משמעית. אין לדעת כיצד יתר המשתתפים בפגישה יקבלו את הדברים, במיוחד אם אנו איננו מכירים אותם היטב עדיין; בזמנים אלו המטרה שלנו היא רק להרשים.

 

איך נכתוב?

טמפלייט טוב למייל יסייע לנו להשאיר רושם טוב, אך כאשר נאמץ את מערכת ה- CRM, נוכל לייצר מיילים מותאמים לפגישות, המאופיינים בהתאם לקהלי היעד, שאליהם אנו פונים.

 

כל המידע האישי לו אנו זקוקים אודות הלקוחות או השותפים העסקיים שלנו, הכול מתועד באופן מסודר ובשקיפות מלאה במערכת ה- CRM. לפתע, הרבה יותר פשוט לנסח מייל מותאם ונכון, באמצעות הכלים שעומדים לרשות החברה, המידע והתחזיות. כל הטוב הזה מעניק לנו פרספקטיבה עמוקה יותר, כך שנוכל להתאים למייל את התוכן המתאים, את התוכן הפרסומי המתאים ואת השפה המתאימה.

 

התוכן הטוב ביותר, הוא התוכן המוכר והאנושי ביותר. במקום לראות לוח זמנים חסר פנים, כדאי לנו לאפשר לנמענים שלנו להרגיש כי כבר מהמייל הראשון, כי אנו בונים מערכת יחסים של ממש. זוהי המהות של עולם המכירות והשיווק. מערכת ה- CRM מסייעת לממש אותה ביעילות.

 

אם איננו בטוחים כיצד לנצל את מלוא היתרונות של מערכת ה- CRM, כדאי לנו לקרוא בנושא ניהול מכירות ושיווק במערכת. בזכות זאת, נוכל להתאים את דרכי השיווק והשיח הנכונות והאישיות ביותר לנמענים שלנו.

 

הכוח והצורך בקיום של מערכות יחסים טובות ומהימנות בעולם הקריירה, הם כאלו שאי אפשר להדגיש אותם מספיק. יום-יום, אינספור אנשים מתקשרים אחד עם השני, במטרה להתקדם, ללמוד ואף לקדם את עצמם בעולם הדרגים.

 

לעומתם, ישנם אנשים רבים שפשוט מעדיפים להעביר את חייהם בכלל ואת חיי העבודה שלהם בפרט בין הכיסאות: הם יעדיפו להימנע מניסוחים אישיים, מפניות חמות ומפגישות; להיות כמה שפחות תלויים באחר. 

 

יתכן מאוד כי אותם אנשים נהנים מהקריירה שלהם ואף מהשלווה הזו, אך הם יאלצו  ליהנות ממנה כל חייהם, משום שאיש לא ישמע עליהם ולכן, לא יקדם אותם בהתאם.

 

לסיכום

המייל המושקע שאנו שולחים יחד עם הזימון, מהווה התחלה חמה ומקצועית של קשר, שמראש נועד לפריחה ולשגשוג. כאשר אנחנו בוחרים לתקשר עם השותפים העסקיים שלנו ועם הלקוחות שלנו, אנו בוחרים להתקדם בעולם העסקי; לייצר לקוחות שיהפכו מהססנים ללקוחות קבועים; לייצר שותפויות לטווח ארוך, שעשויות להפוך לחברויות נפש ולהדרכות משמעותיות בעולם העסקים. 

 

מערכת ה- CRM מסייעת לנו לאגד את כל המידע אודות האנשים שחשוב לנו להרשים ולייצר עמם מערכות יחסים, כדי שתמיד נזכור לשים את השיח האנושי והמותאם שיווקית בראש ובראשונה.